Desde hace ya varios años, se habla mucho sobre la privacidad de los datos. Los datos son información, y la información es poder, por lo que es importante saber gestionar a quién darle acceso para que no caigan en las manos equivocadas. Especialmente si los datos con los que trabajamos son sensibles, como lo son los personales de clientes o las ventas de nuestro negocio.
Este post va sobre los niveles de acceso a nuestros informes en Looker Studio, cómo gestionarlos y cómo compartir un informe.
Los 3 niveles de acceso
Looker Studio tiene un modelo de permisos similar al que hay en otros servicios de Google como Google Drive. Si has compartido algún documento en Drive, esto te resultará bastante familiar.
Existen 3 niveles de acceso:
Lector
El usuario puede ver el informe e interactuar con los controles. Incluso puede ver el esquema de la fuente de datos, pero no puede editarla. Tampoco puede modificar el informe ni compartirlo.
Editor
Además de poder hacer lo mismo que el lector, puede modificar y compartir tanto el informe como la fuente de datos.
Propietario
Tiene los mismos privilegios que el editor y además puede eliminar el informe o la fuente de datos, y convertir a otro usuario en propietario.
¿Cómo compartir el informe?
En la parte superior derecha, encima del lienzo, hay un botón que pone Compartir
. Si lo seleccionas se abre una ventana donde puedes añadir personas y grupos al informe.

Para empezar a dar acceso, tienes que hacer click donde pone Añadir personas y grupos. Una vez lo hayas hecho, la ventana cambia para que escribas el email de la persona o el grupo y para que selecciones el tipo de rol (Lector o Editor). Si dejas habilitada la casilla al lado de Notificar, la persona o el grupo recibirá un email informándoles del acceso al informe.
Los grupos se pueden crear en Google Workspace. Cada miembro tendrá acceso con el rol que hayas asignado al grupo. No te preocupes si no estás familiarizado con Google Workspace, no es relevante para poder utilizar Looker Studio. Es beneficioso si trabajas en una organización grande en la que tienes que dar acceso a muchas personas, pero si este no es tu caso, yo no me preocuparía por aprender esta otra plataforma solo para este caso determinado.
Aunque si tienes interés, aquí tienes un enlace con más información.
Cambiar configuración de acceso al informe
Siguiendo en la ventana donde puedes escribir el email de los que quieres invitar, hay un icono arriba a la derecha que te da 3 opciones para modificar los privilegios que los lectores y editores tienen por defecto:
- El primero sirve para que los editores no puedan hacer modificaciones sobre quiénes tienen acceso al informe
- El segundo hace que los lectores no puedan descargar, imprimir o copiar el dashboard
- El tercero evita que los lectores vean o creen alertas

Los enlaces para compartir tu informe
Puedes generar enlaces y compartirlos para que otros usuarios accedan a través de este. La configuración de estos es súper importante porque dos de las opciones dan acceso a cualquier persona que tenga el enlace.
Las opciones de configuración de estos son:
Restringido
Solo las personas y grupos que has añadido metiendo su email, como en el punto anterior, tienen acceso.

Oculto
Cualquier usuario de internet con el enlace puede ver el informe como lector o editor (depende de lo que elijas en el desplegable de la derecha). Sin embargo, el informe está oculto por lo que nadie puede encontrarlo en internet.

Público
Cualquier usuario de internet con el enlace puede encontrarlo y verlo (como lector o editor). En este caso el informe NO está oculto, así que puede ser encontrado en internet.

Mucho cuidado si cambias la configuración de enlaces a Oculto o Público, ya que prevalece sobre los accesos que hayas dado persona a persona añadiendo el email.
¿Cómo saber quién tiene acceso?
En la ventana que se abrió al hacer click en Compartir dentro del informe, verás el listado de personas y grupos que pueden acceder a este. También verás a la derecha de su nombre qué rol tienen.
Para poder añadir un email, este tiene que ser de una cuenta de Google. No es ideal, ¿verdad? Hay muchas organizaciones que tienen su propia cuenta de email y esta no es de Google.
Si es ese el caso, tiene fácil solución. En primer lugar, la persona tiene que crear una cuenta en Google y después asociar el email de su empresa u organización a esta. Es totalmente gratis y está explicado en detalle en este enlace.
Restringir el acceso
Si quieres quitarle el acceso a alguien porque se ha ido de tu organización o simplemente porque ya no está relacionado con los datos de tu informe, puedes hacerlo en la misma pantalla del punto anterior.
En el lado derecho del email del usuario, hay un desplegable con el rol. Si lo abres verás que existe la opción de Quitar acceso.

Convertir en propietario
Al abrir el desplegable en el que puedes modificar el rol o quitar acceso, verás que también existe la opción Convertir en propietario. Solo puede haber uno y solo el propietario del informe puede transferir la propiedad.
Si lo haces, el nuevo propietario recibirá una notificación que tendrá que aceptar y tú pasarás a ser editor.
Ojo, que hacer a alguien propietario del informe no quiere decir que también lo sea de las fuentes de datos. Si alguna de las fuentes ha sido añadida con tus credenciales, el nuevo propietario las seguirá usando para conectarse a esta. Esto será así hasta que las revoque manualmente, en cuyo caso tendrá que cambiar las credenciales de datos de la fuente de datos a lector y luego otra vez a propietario para que la fuente funcione correctamente.
Ya has visto que gestionar los accesos es de vital importancia. Los datos son información, ¡y la información es poder!