Cómo insertar contenido en Looker Studio para mejorar la experiencia del usuario

Con Looker Studio he aprendido que crear un buen informe va más allá de diseñar gráficos bonitos y aplicar filtros bien pensados. También se trata de cómo las personas consumen e interactúan con ese informe, tanto dentro como fuera de la plataforma. Y ahí es donde insertar contenido en Looker Studio puede marcar una gran diferencia.

Cuando hablamos de insertar contenido en Looker Studio, podemos referirnos a dos cosas distintas: añadir contenido externo dentro del propio informe, como un vídeo de YouTube, o insertar el informe completo en otra plataforma, como una web, una intranet o una página de Notion.

En mi flujo de trabajo, suelo usar estos dos tipos de inserciones:

1. Insertar vídeos explicativos dentro del informe para guiar al usuario
2. Insertar el informe de Looker Studio en una página externa como un sitio web, intranet o página de Notion

Te explico cómo hago ambas cosas y por qué ayudan tanto a mejorar la experiencia del usuario.

Looker Studio ahora es Google Data Studio

Google ha vuelto a renombrar Looker Studio como Google Data Studio. La funcionalidad sigue siendo la misma, así que todo lo que veremos en este post sobre insertar contenido sigue aplicando igual.

En este post mantengo el nombre Looker Studio porque muchas personas todavía buscan la herramienta así, pero también verás referencias a Google Data Studio para reflejar el cambio de nombre.

Por qué insertar contenido en Looker Studio puede mejorar tus informes

Insertar contenido en Looker Studio no es solo una cuestión estética. Puede ayudarte a crear informes más útiles, más fáciles de entender y mucho más integrados en el día a día de tu equipo o cliente.

Por ejemplo, un vídeo explicativo puede resolver dudas justo en el punto donde aparecen. Y un dashboard insertado en una web o intranet puede hacer que el informe esté disponible en el mismo lugar donde el usuario ya trabaja, sin tener que buscar enlaces o abrir nuevas pestañas.

Para mí, este tipo de detalle marca la diferencia entre un dashboard que “está ahí” y un dashboard que realmente se usa.

Añadir vídeos explicativos dentro de Looker Studio

Incluso el dashboard más claro puede dejar al usuario con la duda: “¿Qué estoy viendo exactamente?”

Insertar un vídeo directamente en el informe resuelve eso al instante. Ofreces ayuda justo donde se necesita, sin que el usuario tenga que salir del entorno. Es una forma sencilla de aportar claridad, evitar confusiones y ayudar a que se entienda mejor la información.

Esto es especialmente útil cuando el informe tiene varias páginas, filtros avanzados, campos calculados o una lógica de negocio que no es evidente a primera vista.

¿Por qué uso vídeos insertados?

• Soporte inmediato: el usuario no necesita abrir otra pestaña para entender el informe.
• Mejor comprensión: algunos conceptos se explican mejor con audio e imágenes.
• Aspecto más profesional: el informe se siente más interactivo y pulido.
• Menos dudas repetidas: si varios usuarios hacen siempre la misma pregunta, un vídeo breve puede resolverla directamente dentro del dashboard.

Cómo insertar contenido en Looker Studio usando un vídeo de YouTube

Una de las formas más sencillas de insertar contenido en Looker Studio es añadir un vídeo de YouTube dentro del informe. Estos son los pasos que suelo seguir:

1. Abro el informe en modo Editar
2. En la barra de herramientas, selecciono Inserción de URL (icono < >)
3. Hago clic en el área donde quiero insertar el vídeo
4. En la pestaña Configuración, pego la URL de YouTube en el campo URL de contenido externo
5. En la pestaña Estilo, ajusto el tamaño del vídeo para que encaje con el diseño del informe

💡 Consejo: asegúrate de que el vídeo esté habilitado para insertar. Algunas configuraciones de YouTube pueden bloquear la reproducción dentro de otras páginas o herramientas.

Buenas prácticas al insertar vídeos

• Ubicación contextual: coloco los vídeos cerca de los gráficos o filtros relevantes.
• Claridad: cada vídeo tiene un título o una descripción clara, para que el usuario sepa qué esperar.
• Duración corta: intento que sean vídeos breves y muy enfocados, no explicaciones largas.
• Accesibilidad: siempre que puedo, elijo vídeos con subtítulos o transcripción.
• Ligereza: normalmente incluyo un vídeo por página para no ralentizar el informe.

Aunque es un detalle pequeño, marca una gran diferencia, especialmente para quienes no están tan familiarizados con los datos o con la herramienta.

Insertar informes de Looker Studio fuera de la plataforma

Insertar contenido dentro de un informe es útil, pero insertar el propio informe en otra plataforma es clave para integrarlo mejor en tu ecosistema digital.

Yo suelo insertar dashboards en herramientas internas, webs de clientes o documentación de equipo. Así, los informes están accesibles en el lugar donde el usuario ya está trabajando, sin tener que buscar el enlace cada vez.

Este enfoque funciona muy bien para dashboards internos, informes de clientes, páginas de documentación, portales de equipo o recursos formativos.

Cómo insertar un informe en una web, intranet o Notion

1. En Looker Studio, voy a Archivo → Insertar informe
2. Me aparecen dos opciones:
   • Insertar código (embed code): es la opción que prefiero para webs, intranets o Notion.
   • Insertar URL: abre el informe a pantalla completa sin bordes.
3. Configuro la inserción:
   • Activo o desactivo los controles de navegación, según si quiero que el usuario vea varias páginas.
   • Defino un ancho fijo, por ejemplo 1200px, para que encaje mejor con el diseño.
4. Copio el código y lo pego en la plataforma: sitio web, página de Notion, intranet, documentación interna, etc.

El resultado es un informe incrustado de forma limpia, que parece parte natural de la página, en lugar de ser solo un enlace externo.

👉 Si quieres aprender más sobre esto, puedes leer este post sobre cómo insertar informes de Looker Studio en otras aplicaciones.

Cuándo merece la pena insertar contenido en Looker Studio

No todos los informes necesitan vídeos o integraciones externas. Pero hay situaciones en las que insertar contenido en Looker Studio puede aportar muchísimo valor.

• Cuando el informe se comparte con personas que no han participado en su creación.
• Cuando hay filtros, controles o métricas que necesitan explicación.
• Cuando el dashboard forma parte de una formación, curso o documentación interna.
• Cuando quieres que el informe esté disponible dentro de una web, portal o intranet.
• Cuando el usuario necesita contexto para interpretar correctamente los datos.

En esos casos, insertar contenido ayuda a que el informe no dependa tanto de una explicación externa. El propio dashboard guía mejor al usuario.

Cosas a tener en cuenta antes de insertar contenido

Antes de insertar vídeos o informes completos, conviene revisar algunos detalles para evitar problemas de acceso, rendimiento o experiencia de usuario.

• Permisos: asegúrate de que las personas que necesitan ver el informe tienen acceso.
• Privacidad: no insertes informes con datos sensibles en páginas públicas.
• Rendimiento: demasiados elementos insertados pueden ralentizar la página o el informe.
• Diseño responsive: prueba cómo se ve el contenido en distintos tamaños de pantalla.
• Contexto: añade siempre un título o una pequeña explicación para que el usuario sepa qué está viendo.

Este último punto parece obvio, pero es importante. Insertar contenido no sustituye una buena estructura del informe. Debe apoyar la experiencia, no complicarla.

Reflexión final

Insertar contenido en Looker Studio puede parecer un detalle menor, pero es una forma muy potente de hacer que tus informes sean más útiles y accesibles.

• Internamente, los vídeos ayudan a que los usuarios entiendan qué están viendo sin tener que pedir ayuda.
• Externamente, los informes insertados llevan los dashboards directamente a las plataformas que tus equipos o clientes ya están usando.

Estas dos técnicas me permiten crear informes que no solo son informativos, sino también fáciles de usar, de acceder y, sobre todo, de entender.

¿Buscas dar un paso más con tus informes? Empezar por insertar contenido puede ser justo lo que necesitas para que tu dashboard pase de ser algo que se consulta de vez en cuando a una herramienta realmente integrada en el trabajo diario.

FAQ: Insertar contenido en Looker Studio